Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Giấy phép lao động (Work Permit) là tài liệu pháp lý bắt buộc, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Giấy phép này ghi rõ thông tin cá nhân của người lao động, tên và địa chỉ của tổ chức sử dụng lao động, cũng như vị trí công việc cụ thể. Người nước ngoài phải đảm bảo thực hiện đúng công việc được nêu trong giấy phép, nếu không sẽ vi phạm pháp luật. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục xin giấy phép lao động, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Nghị định 152/2020/NĐ-CP, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài thực hiện hiệu quả và minh bạch.

Mục lục bài viết

1. Giấy Phép Lao Động Là Gì?

Giấy phép lao động là điều kiện cần thiết để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, tương tự như visa hoặc thẻ tạm trú là điều kiện để lưu trú. Người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động sẽ không được phép làm việc, trừ một số trường hợp được miễn theo quy định pháp luật.

2. Đối Tượng Được Cấp Giấy Phép Lao Động

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài có thể xin giấy phép lao động nếu thuộc một trong các nhóm sau:

Thực hiện hợp đồng lao động.
Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
Thực hiện các hợp đồng hoặc thỏa thuận trong lĩnh vực kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp hoặc y tế.
Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
Chào bán dịch vụ.
Làm việc cho tổ chức phi chính phủ hoặc tổ chức quốc tế được phép hoạt động tại Việt Nam.
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Tham gia thực hiện gói thầu, dự án tại Việt Nam.

Đối tượng sử dụng lao động đủ điều kiện bảo lãnh xin giấy phép lao động bao gồm:

Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Nhà thầu tham gia đấu thầu hoặc thực hiện hợp đồng.
Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp hoặc tổ chức được cấp phép.
Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội hoặc tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cấp giấy đăng ký theo pháp luật Việt Nam.
Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục được thành lập hợp pháp.
Tổ chức quốc tế, văn phòng dự án nước ngoài hoặc tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ, ngành cho phép hoạt động.
Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc của nhà thầu nước ngoài.
Tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam.
Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Luật Hợp tác xã.
Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định.

3. Quy Trình Và Thủ Tục Xin Giấy Phép Lao Động

Bước 1: Đăng Ký Nhu Cầu Tuyển Dụng Lao Động Nước Ngoài

Người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) phải nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động. Hồ sơ được nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Hồ sơ bao gồm:

Công văn giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
- Mẫu 01/PLI (Nghị định 152/2020/NĐ-CP) nếu doanh nghiệp lần đầu đăng ký.
- Mẫu 02/PLI nếu doanh nghiệp đã được chấp thuận nhưng có thay đổi nhu cầu.
Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật).
Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động tương đương.

Thời gian xét duyệt: 15 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn Bị Hồ Sơ Xin Giấy Phép Lao Động

Trong thời gian chờ chấp thuận từ bước 1, người lao động nước ngoài cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu 11/PLI, Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
Giấy khám sức khỏe:
- Được cấp trong vòng 12 tháng tại cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế (tại Việt Nam hoặc nước ngoài).
Lý lịch tư pháp:
- Cấp tại nước ngoài (không quá 6 tháng) xác nhận người lao động không đang chấp hành hình phạt, chưa xóa án tích hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Nếu đang cư trú tại Việt Nam, có thể xin phiếu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp nơi tạm trú.
Văn bản xác nhận vị trí công việc/kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam.
Bản sao công chứng hộ chiếu và visa (hoặc thẻ tạm trú) còn hiệu lực.
02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, không đeo kính, chụp trong vòng 6 tháng.

Tùy theo vị trí công việc, bổ sung thêm:

Chuyên gia:
- Bằng đại học hoặc tương đương.
- Xác nhận ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong chuyên ngành phù hợp với công việc dự kiến tại Việt Nam.
Nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành:
- Văn bản xác nhận là nhà quản lý/giám đốc điều hành.
- Nếu di chuyển nội bộ: Quyết định bổ nhiệm và xác nhận ít nhất 12 tháng kinh nghiệm làm việc liên tục tại công ty mẹ.
Lao động kỹ thuật:
- Xác nhận đào tạo chuyên ngành kỹ thuật ít nhất 1 năm và 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, hoặc 5 năm kinh nghiệm phù hợp với công việc dự kiến.

Lưu ý:

Các giấy tờ nước ngoài (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm) phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
Đối với trường hợp di chuyển nội bộ, cần bổ sung:
- Quyết định bổ nhiệm.
- Giấy chứng nhận đầu tư, đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp Hồ Sơ Xin Giấy Phép Lao Động

Thời điểm nộp: Ít nhất 40 ngày làm việc trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
Nơi nộp: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.
Hồ sơ: Gồm tất cả giấy tờ đã chuẩn bị ở Bước 2 và văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ Bước 1.

Bước 4: Nhận Kết Quả

Thời gian xử lý: 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Kết quả:
- Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ cấp giấy phép lao động theo mẫu quy định.
- Nếu hồ sơ bị từ chối, cơ quan sẽ cung cấp văn bản nêu rõ lý do.

4. Thời Hạn Giấy Phép Lao Động

Theo Điều 10, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 2 năm và được xác định dựa trên:

Thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký kết.
Thời hạn cử người lao động nước ngoài sang Việt Nam của bên nước ngoài.
Thời hạn hợp đồng/thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
Thời hạn cung cấp dịch vụ hoặc đàm phán dịch vụ.
Thời hạn trong giấy chứng nhận hoạt động của tổ chức phi chính phủ hoặc tổ chức quốc tế.
Thời hạn trong văn bản cử người lao động nước ngoài để thành lập hiện diện thương mại hoặc tham gia hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.

5. Lưu Ý Quan Trọng

Miễn giấyphép lao động: Một số trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định (ví dụ: chuyên gia ngắn hạn, tình nguyện viên). Tuy nhiên, cần xin Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động từ cơ quan có thẩm quyền.
Hợp pháp hóa giấy tờ: Các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng để đảm bảo giá trị pháp lý tại Việt Nam.
Tuân thủ thời hạn: Việc nộp hồ sơ quá muộn có thể dẫn đến chậm trễ hoặc từ chối cấp phép.
Tư vấn chuyên nghiệp: Doanh nghiệp và người lao động nên tham vấn ý kiến từ các chuyên gia pháp lý hoặc đơn vị tư vấn để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và quy trình diễn ra suôn sẻ.

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng và cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong toàn bộ quá trình.

Ghi chú:

Bài viết này chỉ dành để tham khảo và không được xem là bản tư vấn pháp lý của HTH & Partners. Nội dung bài viết thể hiện ý kiến riêng của HTH & Partners, nội dung này có thể thay đổi mà không cần thông báo trước.

Các quy định pháp luật được viện dẫn trong bài viết có hiệu lực tại thời điểm công bố bài viết, nhưng có thể đã hết hiệu lực hoặc thay đổi khi bạn đọc. Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị bạn tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.