Việc thành lập văn phòng đại diện (RO) tại Việt Nam là một chiến lược phổ biến của nhiều nhà đầu tư và doanh nghiệp nước ngoài nhằm tiến hành nghiên cứu thị trường trước khi quyết định thành lập một pháp nhân hoặc công ty con đầy đủ tư cách pháp lý tại Việt Nam. Đây là một bước đi thận trọng, giúp các doanh nghiệp đánh giá tiềm năng thị trường mà không phải đối mặt với các nghĩa vụ pháp lý và tài chính phức tạp ngay từ đầu.
1. Tại Sao Văn Phòng Đại Diện Được Ưa Chuộng?
Một trong những lý do chính khiến các nhà đầu tư lựa chọn mô hình văn phòng đại diện là bởi RO không chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo quy định pháp luật Việt Nam. Điều này giúp giảm thiểu chi phí trong giai đoạn thăm dò thị trường. Tuy nhiên, trong thực tế, hoạt động của văn phòng đại diện có thể vượt ra ngoài phạm vi được cấp phép ban đầu, dẫn đến những rủi ro pháp lý và thuế đáng kể.
2. Rủi Ro Cơ Sở Thường Trú (PE) và Nghĩa Vụ Thuế TNDN
Theo quy định pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động không tạo ra doanh thu, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, hoặc hỗ trợ liên lạc với trụ sở chính ở nước ngoài. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, RO (thông qua nhân viên địa phương) có thể tham gia vào các hoạt động được coi là tạo ra doanh thu, chẳng hạn như đàm phán hợp đồng, thực hiện giao dịch thương mại, hoặc cung cấp dịch vụ thay mặt cho công ty mẹ. Khi đó, cơ quan thuế Việt Nam có thể đánh giá và phân loại lại RO thành một Cơ sở Thường trú (Permanent Establishment – PE) của doanh nghiệp nước ngoài.
Việc bị phân loại lại thành PE kéo theo nghĩa vụ nộp thuế TNDN tại Việt Nam đối với các hoạt động tạo ra doanh thu. Rủi ro này đặc biệt phổ biến đối với các văn phòng đại diện trong các ngành như dược phẩm hoặc sản phẩm công nghiệp, nơi mà số lượng nhân viên địa phương lớn và các hoạt động có thể dễ dàng bị xem xét là vượt quá phạm vi cho phép.
Quản lý rủi ro đối với Văn phòng đại diện tại Việt Nam
3. Kinh Nghiệm Thực Tiễn và Hậu Quả
Tại HTH & Partners, chúng tôi đã hỗ trợ nhiều văn phòng đại diện tại Việt Nam trong các đợt thanh tra thuế của cơ quan chức năng địa phương. Trong những trường hợp gần đây, cơ quan thuế xác định rằng một số hoạt động của RO trong 5 năm qua đã cấu thành hoạt động tạo doanh thu. Kết quả là các RO này phải đối mặt với các khoản truy thu thuế TNDN đáng kể, kèm theo tiền phạt và lãi chậm nộp. Những chi phí này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Những tình huống này thường phát sinh do thiếu sự giám sát chặt chẽ hoặc hiểu biết chưa đầy đủ về giới hạn hoạt động của RO theo pháp luật Việt Nam. Các hoạt động tưởng chừng vô hại, như hỗ trợ khách hàng hoặc ký kết thỏa thuận sơ bộ, có thể bị cơ quan thuế xem xét là hoạt động kinh doanh, dẫn đến các hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
4. Lời Khuyên và Giải Pháp
Để tránh rủi ro bị phân loại lại thành Cơ sở Thường trú và các nghĩa vụ thuế phát sinh, chúng tôi khuyến nghị các nhà đầu tư và doanh nghiệp nước ngoài thực hiện các biện pháp sau:
- Rà soát và giám sát hoạt động của RO: Đảm bảo rằng các hoạt động của văn phòng đại diện tuân thủ nghiêm ngặt phạm vi được cấp phép, tránh tham gia vào bất kỳ hoạt động nào có thể bị coi là tạo ra doanh thu.
- Tư vấn pháp lý định kỳ: Hợp tác với các chuyên gia pháp lý và thuế để đánh giá thường xuyên các hoạt động của RO, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
- Đào tạo nhân viên địa phương: Đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên tại RO hiểu rõ giới hạn pháp lý của các hoạt động và tránh thực hiện các nhiệm vụ vượt ngoài chức năng của văn phòng đại diện.
- Chuẩn bị cho thanh tra thuế: Lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của RO để chứng minh tính chất không tạo doanh thu của các hoạt động, đặc biệt trong các đợt thanh tra của cơ quan thuế.
5. Liên Hệ Với Chúng Tôi
Việc quản lý rủi ro Cơ sở Thường trú đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về pháp luật Việt Nam và kinh nghiệm thực tiễn trong việc xử lý các vấn đề thuế và pháp lý. Nếu bạn đang vận hành một văn phòng đại diện tại Việt Nam và muốn chủ động giảm thiểu rủi ro PE hoặc cần tư vấn về các vấn đề liên quan, vui lòng liên hệ với HTH & Partners qua email:
jamesphan@hthpartners.com.vn hoặc legalenquiries@hthpartners.com.vn
