Hợp đồng lao động điện tử tại Việt Nam: Khung pháp lý mới cho doanh nghiệp

1. Bối cảnh pháp lý

Quá trình số hóa hoạt động quản trị nhân sự và giao dịch thương mại tại Việt Nam đã thúc đẩy nhu cầu áp dụng hợp đồng lao động điện tử (Electronic Labour Contracts – ELCs). Việc ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc xây dựng khung pháp lý chuyên biệt cho loại hình hợp đồng này.

Nghị định này lần đầu tiên thiết lập một hệ sinh thái pháp lý hoàn chỉnh cho việc giao kết và quản lý hợp đồng lao động điện tử, bao gồm:

• hệ thống eContract,
• cơ chế chứng thực hợp đồng,
• nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia,
• và hệ thống quản lý dữ liệu hợp đồng lao động.

Trước khi có Nghị định 337, cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động điện tử chủ yếu được suy luận từ:

• Bộ luật Lao động 2019 (thừa nhận hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu), và
• Luật Giao dịch điện tử (công nhận giá trị pháp lý của giao dịch điện tử).

Nghị định mới vì vậy đóng vai trò cụ thể hóa và vận hành hóa các nguyên tắc pháp luật hiện có, thay vì tạo ra một chế định hoàn toàn mới.

2. Bản chất pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được hiểu là hợp đồng lao động được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử, và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy.

Điều này cho thấy một điểm quan trọng trong cách tiếp cận của pháp luật Việt Nam:

Hợp đồng lao động điện tử không phải là một loại hợp đồng mới, mà chỉ là một phương thức thể hiện của hợp đồng lao động.

Do đó, các nguyên tắc cơ bản của pháp luật lao động vẫn tiếp tục áp dụng đầy đủ, bao gồm:

• tự nguyện, thiện chí và trung thực trong giao kết,
• bình đẳng giữa người lao động và người sử dụng lao động,
• bảo đảm quyền lợi tối thiểu của người lao động.

Nói cách khác, sự khác biệt giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy chỉ nằm ở phương thức xác lập và lưu trữ, chứ không làm thay đổi bản chất pháp lý của quan hệ lao động.

3. Khung pháp lý mới theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

(i) Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Nghị định 337 khẳng định rõ rằng hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản khi được thiết lập đúng quy định.

Điều này có nghĩa là hợp đồng điện tử có thể được sử dụng làm:

• căn cứ xác lập quan hệ lao động,
• chứng cứ trong tranh chấp lao động,
• tài liệu phục vụ quản lý lao động của cơ quan nhà nước.

(ii) Hệ thống eContract

Một điểm đáng chú ý của Nghị định 337 là yêu cầu việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua hệ thống thông tin giao dịch điện tử (eContract).

Hệ thống này phải đáp ứng một số yêu cầu kỹ thuật và pháp lý, bao gồm:

• sử dụng chữ ký số hợp lệ,
• có cơ chế xác thực danh tính điện tử,
• bảo đảm an toàn và bảo mật dữ liệu,
• lưu trữ và cho phép truy xuất hợp đồng điện tử.

Ngoài ra, hợp đồng sau khi được chứng thực sẽ được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia và được cấp mã định danh (ID) để quản lý tập trung.

Cơ chế này cho thấy định hướng của Nhà nước trong việc xây dựng hệ thống dữ liệu lao động điện tử ở cấp quốc gia.

(iii) Các chủ thể tham gia hệ sinh thái hợp đồng điện tử

Nghị định 337 xác định ba nhóm chủ thể chính:

1. Người lao động
2. Người sử dụng lao động
3. Nhà cung cấp dịch vụ eContract

Nhà cung cấp eContract đóng vai trò trung gian kỹ thuật, thực hiện các chức năng như:

• chứng thực hợp đồng điện tử,
• xác thực danh tính các bên,
• lưu trữ và quản lý dữ liệu hợp đồng.

4. Một số vấn đề pháp lý đáng lưu ý

Mặc dù Nghị định 337 tạo ra cơ sở pháp lý tương đối đầy đủ cho hợp đồng lao động điện tử, việc áp dụng trên thực tế vẫn đặt ra một số vấn đề pháp lý đáng chú ý.

(i) Vấn đề xác thực danh tính và tính ràng buộc của chữ ký điện tử

Trong môi trường điện tử, một trong những rủi ro pháp lý quan trọng là xác định chính xác chủ thể ký kết hợp đồng.

Nếu quy trình xác thực danh tính không bảo đảm, hợp đồng có thể bị tranh chấp về:

• tính xác thực của chữ ký điện tử
• ý chí giao kết của người lao động.

Do đó, việc lựa chọn hệ thống eContract có cơ chế eKYC và xác thực đa lớp là yếu tố then chốt để giảm thiểu rủi ro pháp lý.

(ii) Bảo mật dữ liệu và bảo vệ thông tin cá nhân

Hợp đồng lao động thường chứa nhiều thông tin cá nhân nhạy cảm, bao gồm:

• thông tin định danh cá nhân,
• mức lương và chế độ đãi ngộ,
• thông tin thuế và bảo hiểm.

Theo Nghị định 337, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ đồng thời các quy định về:

• an toàn thông tin mạng
• bảo vệ dữ liệu cá nhân
• lưu trữ dữ liệu điện tử.

Điều này khiến nghĩa vụ tuân thủ của doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn so với hợp đồng lao động truyền thống.

(iii) Nghĩa vụ tuân thủ kỹ thuật và chi phí triển khai

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải:

• sử dụng hệ thống eContract đạt tiêu chuẩn pháp lý,
• thiết lập quy trình xác thực danh tính,
• tích hợp hệ thống với nền tảng hợp đồng điện tử quốc gia.

Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí triển khai và vận hành hệ thống công nghệ có thể là một rào cản đáng kể

5. Hàm ý thực tiễn cho doanh nghiệp

Trước khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp nên xem xét một số bước chuẩn bị sau:

Thứ nhất, rà soát quy trình giao kết hợp đồng lao động hiện tại để bảo đảm phù hợp với môi trường điện tử.

Thứ hai, lựa chọn nhà cung cấp eContract đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật.

Thứ ba, xây dựng cơ chế quản trị dữ liệu nhân sự và bảo mật thông tin cá nhân.

Thứ tư, đào tạo bộ phận nhân sự về quy trình giao kết hợp đồng điện tử.

Việc ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của thị trường lao động tại Việt Nam. Khung pháp lý mới không chỉ tạo điều kiện cho việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu lao động minh bạch và hiệu quả.

Tuy nhiên, cùng với những lợi ích về hiệu quả quản trị, hợp đồng lao động điện tử cũng đặt ra những yêu cầu tuân thủ pháp lý và kỹ thuật mới. Do đó, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị đầy đủ về hạ tầng công nghệ, quy trình nội bộ và quản trị dữ liệu để bảo đảm việc triển khai hợp đồng lao động điện tử phù hợp với quy định pháp luật.

Ghi chú:

Bài viết này chỉ dành để tham khảo và không được xem là bản tư vấn pháp lý của HTH & Partners. Nội dung bài viết thể hiện ý kiến riêng của HTH & Partners, nội dung này có thể thay đổi mà không cần thông báo trước.

Các quy định pháp luật được viện dẫn trong bài viết có hiệu lực tại thời điểm công bố bài viết, nhưng có thể đã hết hiệu lực hoặc thay đổi khi bạn đọc. Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị bạn tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng.